La mansione del capogruppo
Il Capogruppo (o tour leader) è il punto di riferimento per tutti coloro che usufruiscono di un soggiorno organizzato. Una figura di cui si parla poco, ma che svolge importanti funzioni durante tutto il periodo di vacanza (e non solo). C’è chi è naturalmente portato ad assumere questo ruolo, altri hanno imparato nel tempo a svolgere al meglio i doveri che esso comporta.
Ma chi è il capogruppo? Solitamente è un partecipante del gruppo, appartenente all’associazione che ha promosso il soggiorno o individuato dall’Agenzia organizzatrice. Essere “capogruppo” vuol dire espletare una serie di compiti volti a rendere la vacanza organizzata piacevole e indimenticabile per tutti i partecipanti.
In generale, un buon capogruppo deve:
- Far sentire ben accetti tutti i partecipanti, al fine di creare un gruppo unito con forte spirito di appartenenza.
- Delineare un programma di attività da svolgersi durante il periodo di soggiorno, valutando attentamente desideri e necessità dei partecipanti.
- Risolvere situazioni di conflittualità interne ed esterne al gruppo.
- Concretizzare il programma di viaggio, adoperandosi affinché i partecipanti possano soddisfare le loro richieste.
Da queste poche righe si comprende subito come il capogruppo non sia un semplice supervisore, ma parte integrante del gruppo a cui vengono delegate particolari funzioni: in primis quella di essere portavoce di una moltitudine di persone. I latini direbbero che si tratta di un “primus inter pares”, cioè un “primo tra uguali”.
È importante che chi ricopre questa carica abbia sempre un approccio “proattivo”, cioè spirito di iniziativa.
Si dovrebbero intercettare in anticipo i desideri dei partecipanti, prima ancora che siano manifesti. Soprattutto, nell’organizzazione delle attività e del programma di viaggio, è bene ponderare diversi aspetti del soggiorno. Per impostare un’attività durante il soggiorno può essere utile porsi alcune domande:
- Quanti sono i partecipanti?
- Qual è la durata del soggiorno?
- Qual è il budget a disposizione?
- Quali opportunità offre il territorio circostante (spettacoli, gite, impianti sportivi…)?
Le risposte a queste domande dovrebbero fornire una adeguata base di partenza con cui poter organizzare attività adatte e gradite ai partecipanti del gruppo.
Un impegno a tutto tondo
Per essere il capogruppo perfetto, però, non basta saper far divertire gli appartenenti al gruppo in soggiorno. Infatti, è necessario anche:
- Avere contezza degli aspetti più burocratici della vacanza, come gli estremi della polizza assicurativa e la legislazione in materia di tassa di soggiorno.
- Valutare puntualmente la soddisfazione dei partecipanti, risolvendo eventuali problemi contingenti.
- Conoscere la località di soggiorno, con piena consapevolezza dei luoghi di cui si potrebbe avere necessità (per esempio, farmacie, luoghi di culto, guardia medica, fermate del trasporto pubblico, ecc.).
- Confrontarsi con Agenzia organizzatrice, struttura ricettiva e gli ospiti in modo attento e imparziale, col fine di far godere una bella e sana vacanza al gruppo.
E non abbiamo parlato dei compiti prima e dopo il soggiorno, come la scelta della località di soggiorno, la valutazione delle offerte, la promozione della vacanza tra i potenziali partecipanti, e così via.
Se dovessimo parlare di tutte le funzioni svolte dal capogruppo e descriverne i modi in cui assolvere finiremmo per scriverci un manuale, anzi un vero proprio ciclo di lezioni.
Ed è questo che la Montanari Tour si prefigge di fare: dare a tutti la possibilità di diventare un capogruppo pronto a qualsiasi evenienza. Sono in tanti coloro che vorrebbero organizzare un proprio gruppo per le vacanze, ma non sanno da dove iniziare. Magari fanno parte di un affiatato gruppo di amici o ricoprono una carica in un centro sociale, ma non hanno gli strumenti per formarsi a dovere. Con corsi mirati, organizzati dalla Montanari Tour su richiesta, è possibile ricoprire questo ruolo senza preoccupazioni.
Nicola Tomelli
