L’incredibile arte di sapersi organizzare
Immagina di voler organizzare un viaggio con il tuo gruppo di amici, per gli associati del tuo Centro o per gli utenti del tuo Comune. Al giorno d’oggi, viaggiare non è mai stato così semplice. Viaggiare bene, però, richiede una buona dose di capacità tecnica e, soprattutto, abilità organizzativa. Basta poco per rendere la tanto agognata vacanza un brutto ricordo. Durante il soggiorno è fondamentale non farsi trovare impreparati. Per aiutarti a far vivere al tuo gruppo la vacanza ideale, abbiamo preparato quattro semplici strategie per pianificare nei dettagli ogni aspetto del viaggio.
Per facilitarti il compito abbiamo predisposto il “kit del perfetto capogruppo” contenente tutti gli schemi, pronti da stampare, che saranno illustrati. Ricordati di compilare il modulo in fondo all’articolo per richiederlo!
1. Pronti, partenza, via!
È il giorno della partenza, già ti immagini sotto l’ombrellone a prendere il sole mentre il moto del mare ti culla in sottofondo. Peccato che prima ancora di lasciare la località di partenza ci siano già i primi problemi. Può capitare che qualcuno faccia ritardo al punto di salita designato o nascano litigi su chi abbia diritti di occupare un certo sedile sul bus. Meglio non partire col piede sbagliato, altrimenti si rischia di rovinarsi l’esperienza della vacanza prima ancora di essere giunti a destinazione. È bene, quindi, qualche giorno prima della partenza, contattare i partecipanti del gruppo per organizzare il viaggio in bus. Stilando una lista di chi viaggerà sul bus si avranno sempre sott’occhio i nomi di chi è già salito o chi ancora deve salire. Non dimenticarti di chiedere a tutti un recapito telefonico, meglio un cellulare. Così da poterli contattare in caso di ritardo. Sarebbe l’ideale, inoltre, assegnare i posti fin da subito, garantendo a chi ne ha necessità i sedili delle prime file. In questo modo si evitano litigi e malumori. Infine, ricordati di richiedere, alla compagnia di trasporti o al Tour Operator a cui hai affidato il viaggio, il nome e il recapito telefonico dell’autista del bus.
2. Tutto sotto controllo
I compiti del capogruppo non si esauriscono con l’arrivo in hotel. Durante il soggiorno, come sicuramente ben saprai, il coordinatore è il punto di riferimento di tutto il gruppo. Chi ricopre tale posizione, quindi, deve poter coordinare agilmente diverse persone. Per ogni evenienza, quindi, è consigliato avere con sé una lista di tutti i partecipanti al soggiorno. Di ogni partecipante si dovrebbe conoscere il numero della camera (e il piano) della camera in cui risiede e il recapito telefonico. Una lista così compilata prende il nome di “Rooming List”. Avere queste informazioni a portata di mano è imprescindibile. Anche questo schema lo puoi trovare nel nostro kit del perfetto capogruppo.
3. Divertirsi ogni giorno
L’organizzazione di attività ed escursioni, oltre a movimentare il soggiorno, rendono l’esperienza davvero indimenticabile. Destreggiarsi tra i vari impegni può diventare complesso, soprattutto se ogni giorno è prevista una diversa attività. Una buona organizzazione permette di far godere, a tutti i partecipanti, della moltitudine di occasioni offerte dalla località di soggiorno. Trascrivete, dunque, su un foglio tutte le attività previste durante il soggiorno. Avendo cura di riportare la data, l’orario e, se necessario, la quota da corrispondere. Questa breve “agenda” la potete anche appendere, con il benestare della direzione alberghiera, anche nella hall della struttura in cui soggiornate. Oppure, durante il pranzo o la cena, potete esporla a voce direttamente ai partecipanti del gruppo.
4.Tanti auguri a…
Siamo convinti che la vacanza sia un momento speciale e, per qualcuno, può coincidere con ricorrenze personali. Che sia un compleanno o un anniversario di matrimonio, ogni occasione è buona per rendere unico quel giorno tanto importante. Un piccolo pensiero, una torta, un veloce brindisi o, semplicemente, dei calorosi auguri saranno sicuramente graditi dai festeggiati. Fatevi aiutare da amici, parenti o altri partecipanti a stilare una lista di tutte le ricorrenze che cadranno durante il periodo di soggiorno. Ricordatevi di riportare il nome del partecipante, il giorno e il motivo della ricorrenza. Potreste anche mettervi d’accordo in anticipo con la direzione alberghiera, così da rendere indimenticabile l’avvenimento.
L’efficace organizzazione di un soggiorno, però, non si esaurisce qui. Per tutti gli altri aspetti non possiamo che consigliarti di affidarti a chi organizza centinaia di soggiorni ogni anno. L’aiuto di un Tour Operator si rivela fondamentale per vivere una piacevole vacanza priva di insidie.
Vuoi già iniziare a organizzare il tuo prossimo soggiorno?
Scarica subito il kit del perfetto capogruppo.
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