Organizzare un viaggio di gruppo non è un’impresa impossibile!
Vorresti tornare ad organizzare viaggi di gruppo per i tuoi soci ma dopo un periodo di stop temi di non raggiungere un numero sufficiente di adesioni che possa garantire la partenza?
Scopri con noi come tornare a viaggiare in gruppo senza pensieri!
Il presidente di un circolo anziani che non organizza gruppi da prima del Covid ci dice: “Ma come posso confermarvi un hotel adesso? Devo dare un acconto, è troppo presto, come faccio a sapere quanti iscritti avrò e se raggiungeremo almeno 20 partecipanti per poter garantire il trasporto in pullman?”
Comprendiamo perfettamente queste preoccupazioni: organizzare un viaggio di gruppo dopo tanto tempo può apparire come una sfida, soprattutto se si devono anticipare delle spese senza avere certezze riguardo il numero di partecipanti. Ecco alcuni consigli pratici che potranno esservi utili se anche voi intendete riprendere ad organizzare viaggi o gite di gruppo per il vostro centro o associazione in tutta serenità:
- Comunicazione chiara e tempestiva: inizia a diffondere le informazioni sul viaggio il prima possibile, per consentire ai potenziali partecipanti di decidere senza troppa fretta di confermare la loro presenza. Il dovuto anticipo permetterà anche più agevolmente a chi ha già deciso di iscriversi, di diffondere l’iniziativa fra parenti e amici!
- Scegliere un hotel con condizioni flessibili: cerca strutture ricettive che offrano condizioni il più possibile flessibili, come la possibilità di modificare il numero di camere prenotate senza penali fino a una certa data prima dell’arrivo. Le strutture offerte da Montanari Tour garantiscono sempre questa tolleranza, perché abbiamo rapporti consolidati da anni con gli hotel che proponiamo ai nostri clienti.
- Raccolta delle adesioni: è consigliabile stabilire un numero minimo di partecipanti necessario per poter confermare la partenza e comunicarlo in modo chiaro, in modo che tutti sappiano che il viaggio si realizzerà solo al raggiungimento di quel numero.
- Opzione acconto rimborsabile: quando richiedi un acconto ai partecipanti (normalmente al momento dell’iscrizione), assicurati che sia rimborsabile fino a una certa data e comunicatelo chiaramente, cosicché gli iscritti sappiano di poter annullare senza penali fino a un dato momento, evitando così spiacevoli incomprensioni e malcontento.
- Stretta collaborazione con i fornitori: organizzare un viaggio di gruppo affidandosi ad esperti, come noi di Montanari Tour, ha l’enorme vantaggio di garantire condizioni ampiamente favorevoli con alberghi e fornitori di trasporti: flessibilità (come anticipato al punto 2), qualità e affidabilità.
- Assicurazione di viaggio: consiglia ai tuoi iscritti di stipulare un’assicurazione di viaggio che copra eventuali annullamenti, suggerendo di informarsi attentamente sulle condizioni, così da proteggere loro stessi e il loro investimento.
- Affidatevi a noi: infine, non possiamo non suggerirti di affidarvi alla nostra esperienza, che può fare davvero la differenza. Montanari Tour si occupa di ogni aspetto del vostro viaggio, dal contratto con l’hotel alla gestione di trasporti, delle assicurazioni, per non parlare dell’assistenza quotidiana in loco garantita dalle nostre hostess su tutta la riviera Romagnola dall’inizio alla fine del soggiorno. Un servizio professionale a 360 gradi che farà del tuo soggiorno di gruppo un vero successo, con il minimo sforzo e nessun tipo di responsabilità per l’organizzatore.
Per concludere: giocare d’anticipo nella pianificazione di un viaggio di gruppo è la chiave per un soggiorno ben riuscito. Con il giusto approccio e supporto, potrete tornare presto a viaggiare insieme, e creare nuovi indimenticabili ricordi.
Noi siamo a completa disposizione per aiutarti ad organizzare il tuo prossimo viaggio.
Contattaci per avere una consulenza gratuita e senza impegno!
